管理職になったばかりの頃、私自身かなり悩みました。
面談の予定は30分。でも、いざ部下を前にすると何を聞けばいいのかわからない。
実際、私はほとんど準備をせずに面談をして、ただの雑談で終わらせてしまったことがあります。
雰囲気は悪くありませんでした。でも面談が終わってから、
「結局、あの30分で何がわかったんだろう」
と後悔しました。
それからは、部下面談の前に「何を確認したいのか」「どんな質問をするのか」をある程度準備するようにしています。
この記事では、製造業で管理職をしている私が、部下面談で実際に準備している質問と、面談で失敗した経験を紹介します。
目次
部下面談は「何を話すか」を事前に考えておく
部下面談をするとき、私が大切だと感じているのは、面談が始まる前に「この部下から何を聞きたいのか」を考えておくことです。
以前の私は、
「普段から話しているし、面談になれば何か話すことはあるだろう」
くらいに考えていました。
確かに、部下と30分話すだけならそれほど難しくありません。
仕事の話をして、
「最近どう？」
「何か困っていることはない？」
と聞き、話題がなくなったら少し雑談をする。
これでも時間は過ぎていきます。
しかし、それでは面談が終わったあとに、
「結局、この面談で何を確認できたんだろう？」
となってしまうことがあります。
私自身、ほとんど準備をせずに面談をして、ただの雑談で終わらせてしまった経験があります。この失敗については後ほど詳しく紹介します。
「何を話すか」より「何を聞きたいか」を考える
この経験から、今は「面談で何を話そう」と考えるよりも、
「この部下について、今何を知っておきたいか」
を考えてから面談するようにしています。
例えば、最近残業が増えている部下なら、
「何の仕事に時間がかかっているんだろう？」
新しい仕事を任せた部下なら、
「実際にやってみて困っていることはないだろうか？」
最近あまり報告がない部下なら、
「一人で判断に迷っている仕事はないだろうか？」
というように、その部下の最近の状況から考えます。
すると、面談で聞きたいことも自然と決まってきます。
私は、部下面談だからといって管理職が何か立派なことを話す必要はないと思っています。
それよりも、普段の業務連絡だけでは聞けないことを部下から聞く時間にする。
そのために「今日は何を聞いておきたいか」を少し考えてから面談に入ることを大切にしています。
では、具体的にどんなことを聞いているのか。
次に、私が実際の部下面談で準備している質問を紹介します。
私が部下面談で準備している質問
では、実際の部下面談では何を聞けばいいのでしょうか。
私の場合、毎回まったく同じ質問をしているわけではありませんが、よく準備している質問にはある程度パターンがあります。
ここでは、私が実際の面談で使っている質問を紹介します。
① 最近の仕事で困っていることはある？
まず確認するのが、仕事で困っていることです。
ただ、
「何か困っていることある？」
だけでは、
「特にありません」
で終わってしまうこともあります。
そんなときは、もう少し具体的に聞きます。
- 最近、時間がかかっている仕事はある？
- やりにくいと感じている仕事はある？
- 誰かに手伝ってほしい仕事はある？
- わからないまま進めていることはない？
管理職からは問題なく仕事をしているように見えても、本人は小さな困りごとを抱えているかもしれません。
大きな問題になる前に気づくためにも、私がよく使っている質問です。
② 今の仕事量はどう？
仕事量についても確認します。
「今の仕事量は多い？少ない？ちょうどいい？」
と聞くこともありますが、残業が増えているなど気になることがあれば、
「最近残業が増えているけど、何か時間がかかっている仕事ある？」
と具体的に聞きます。
ここで知りたいのは、単純な仕事の数だけではありません。
仕事量そのものが多いのか、慣れていない仕事に時間がかかっているのか、一人で仕事を抱えているのか。
管理職から見た仕事量と、本人が感じている負担が同じとは限らないので、本人の感覚も聞くようにしています。
③ 今の仕事で不安なことはある？
まだ問題にはなっていなくても、不安に感じていることがないか確認します。
特に、新しい仕事を任せたときによく聞きます。
「やってみて難しかったところある？」
「一人でやるには、まだ不安なところある？」
と聞くと、
「一通りできますけど、○○だけ自信がありません」
という話が出てくることがあります。
「もうできる？」と聞くよりも、「不安なところはある？」と聞いた方が話しやすい場合もあると感じています。
④ 今後やってみたい仕事はある？
困っていることだけではなく、これからについても聞きます。
「今後やってみたい仕事ある？」
「もう少し覚えてみたい仕事はある？」
といった質問です。
管理職側では、
「次はこの仕事を覚えてもらおう」
と考えていても、本人は違う仕事に興味を持っているかもしれません。
希望をすべて叶えられるわけではありませんが、本人が何に興味を持っているのかを知っておけば、今後の仕事の割り振りや育成を考える材料になります。
⑤ 職場で改善してほしいことはある？
普段仕事をしていて感じている不満や改善点についても聞きます。
例えば、
- 作業方法
- 設備
- 情報共有
- 人員配置
- 教育方法
などです。
現場で実際に仕事をしている部下だからこそ、管理職が気づいていない問題に気づいていることもあります。
もちろん、出てきた要望をすべて実現できるわけではありません。
それでも、**「現場で働いていて何をやりにくいと感じているのか」**を知ることには意味があると思っています。
⑥ 私にやってほしいことはある？
これは、私自身も大切にしたいと思っている質問です。
面談というと、どうしても上司が部下について確認する場になりがちです。
でも、部下から見れば上司である私に対して、
「もう少しこうしてほしい」
と思っていることがあるかもしれません。
そこで、
「私にやってほしいことある？」
「もっとこうしてほしい、ということはある？」
と聞くことがあります。
上司本人を目の前にしているので、本音を言いにくいのは当然です。
そのため、無理に答えを求めることはしません。
それでも、上司側にも改善するつもりがあることを伝える質問として、聞くようにしています。
⑦ 前回の面談から何か変わった？
継続して面談している場合は、前回話したことも確認します。
例えば前回、
「○○の仕事が多くて大変です」
という話があったなら、
「前に話していた○○の仕事、その後どう？」
と聞きます。
せっかく相談したのに、次の面談で上司が完全に忘れていたら、「前回話した意味があったのかな」と思われても仕方ありません。
そのため、その場で解決できなかったことや次回確認したいことは、簡単に残しておくようにしています。
質問は全部聞かなくていい
ここまで7つ紹介しましたが、毎回すべてを聞いているわけではありません。
例えば、
「最近困っていることある？」
という質問から、
「実は新しく任された仕事がうまくいかなくて……」
という話が出てきたのであれば、私はその話を掘り下げます。
「どこが難しい？」
「何があればやりやすくなりそう？」
と聞いていけば、それだけで面談時間の多くを使うこともあります。
それでもいいと思っています。
質問は、部下に話してもらうためのきっかけです。
質問リストを全部消化することより、その部下から今聞くべきことを聞けたかどうかを大切にしています。
次は、こうした質問を部下の状況に合わせてどう変えているのか、具体例を紹介します。
部下によって質問は変えている
先ほど、私が面談でよく使っている7つの質問を紹介しました。
ただ、全員に同じ質問をしているわけではありません。
私が面談前に考えているのは、**「今、この部下について何を確認しておきたいか」**です。
例えば、最近残業が増えている部下と、新しい仕事を任せたばかりの部下では、聞きたいことも変わります。
残業が増えている部下
最近残業が増えているなら、
「最近、何の仕事に時間がかかっている？」
「今の仕事量はどう？」
と聞いてみます。
ここで気をつけているのは、「残業が多い＝仕事量が多い」と決めつけないことです。
仕事量そのものが多いのか、慣れていない仕事に時間がかかっているのか、それとも一人で仕事を抱えているのか。
本人の話を聞かないとわからないこともあります。
報連相が少ない部下
最近報告が少ないと感じている部下なら、
「今の仕事で判断に迷っていることはない？」
「どのタイミングで相談したらいいかわからないことはある？」
と聞いてみます。
単純に「もっと報告して」と伝えるだけではなく、なぜ報告が少ないのかを確認するためです。
本人としては「この程度で上司に相談していいのかわからない」と感じているだけかもしれません。
新しい仕事を任せた部下
新しい仕事を任せた部下には、
「実際にやってみて難しかったところある？」
「一人でやるには、まだ不安なところある？」
と聞きます。
「もうできる？」と聞くと、「できます」と答えてしまう人もいます。
そのため、できる・できないではなく、どこに不安が残っているのかを聞くようにしています。
順調に仕事をしている部下
特に問題なく仕事をしている部下にも、面談で聞きたいことはあります。
「次にやってみたい仕事ある？」
「もう少し覚えてみたいことはある？」
「職場で変えた方がいいと思うことはある？」
といった質問です。
面談は、困っていることを探すためだけの時間ではありません。
問題なく仕事ができているからこそ、次に何を任せるか、本人がどう成長したいのかを聞く機会にもできます。
「最近の様子」から質問を考える
私の場合、部下を細かくタイプ分けしているわけではありません。
面談前に最近の様子を少し振り返って、
残業が増えた → 何に時間がかかっている？
報告が少ない → 判断に迷っていることはない？
新しい仕事を任せた → 不安なところはない？
仕事が順調 → 次にやってみたいことは？
というように、「最近気になったこと」を「質問」に変えているだけです。
全員に同じ質問をするより、「今、この部下に何を聞いておきたいか」を考える。
私はそれだけでも、面談で聞ける話が変わってくると感じています。
私が部下面談で失敗した話
ここまで「面談前に質問を考えておく」と書いてきましたが、私がそうするようになったのには理由があります。
実は私自身、ほとんど準備をせずに部下面談をして、ただの雑談で終わらせてしまったことがあるからです。
当時の私は、
「普段から部下とは話しているし、面談になれば何か話すことはあるだろう」
くらいに考えていました。
「最近どう？」から話が広がらなかった
実際の面談では、
「最近、仕事どう？」
「何か困っていることはない？」
と聞きました。
しかし、返ってきたのは、
「特に問題ないです」
「今のところ大丈夫です」
といった答えでした。
そこで具体的に聞きたいことを準備していればよかったのですが、当時の私にはそれがありませんでした。
仕事の話が広がらず、その後は休日のことなど当たり障りのない雑談が中心に。
会話が途切れたわけでもありませんし、雰囲気が悪かったわけでもありません。
そのまま予定していた時間が過ぎ、面談は終わりました。
終わってから「結局、何を聞けたんだろう」と思った
面談が終わったあと、
「今日の面談で、この部下について何がわかったんだろう？」
と考えてみました。
すると、ほとんど何も思い浮かびませんでした。
仕事量をどう感じているのか。
今の仕事に不安はないのか。
これからやってみたい仕事はあるのか。
職場に対して何か思っていることはないのか。
どれも、きちんと聞けていませんでした。
そのときに感じたのが、
「30分話したこと」と「30分の面談ができたこと」は同じではない
ということです。
もちろん、雑談が悪いとは思っていません。
普段できない話をすることで、部下との距離が縮まることもあります。
私が失敗だったと思っているのは、雑談をしたことではなく、雑談以外に何も準備していなかったことです。
この失敗から面談の考え方が変わった
この経験から、面談前には、
「この部下について、今何を知っておきたいのか」
を考えるようになりました。
また、「何か困っていることある？」と聞くだけで、部下がすべて話してくれるわけではないことにも気づきました。
大きな問題がなくても、仕事で感じている小さな不安や、今後やってみたいことはあるかもしれません。
だからこそ、こちらから少し具体的な質問を準備しておく。
そして、出てきた話を聞く。
今では、面談は「問題がないか確認する場」だけではなく、普段の仕事では聞けない部下の考えを知る機会だと思っています。
準備せずに面談して失敗した経験があるからこそ、面談前のちょっとした準備を大切にするようになりました。
面談で質問するときに気をつけていること
面談前に質問を準備しておくようになりましたが、実際に面談をしていると、「何を聞くか」と同じくらい「どう聞くか」も大切だと感じます。
せっかく質問を準備しても、上司が一方的に質問したり、すぐに否定したりすれば、部下も話しにくくなってしまいます。
私が特に気をつけているのは、次の4つです。
質問攻めにしない
質問を準備すると、つい用意したものを全部聞きたくなります。
しかし、
「困っていることは？」
「仕事量は？」
「今後やりたいことは？」
「職場への要望は？」
と次々に聞いてしまうと、面談というより聞き取り調査のようになってしまいます。
例えば、
「最近困っていることある？」
と聞いて、
「実は○○の仕事がうまくいかなくて……」
という話が出てきたのであれば、
「どこが難しい？」
「何があればやりやすくなりそう？」
と、その話を掘り下げます。
準備した質問を全部聞くことより、出てきた話をしっかり聞くこと。
これは意識するようにしています。
すぐにアドバイスしない
これは私自身、特に気をつけたいところです。
部下から、
「○○の仕事で困っています」
と言われると、つい、
「それならこうした方がいいよ」
と答えたくなります。
管理職として、何とかしてあげたいという気持ちもあります。
でも、すぐに答えを出すのではなく、
「どのあたりで困ってる？」
「自分ではどうしたらいいと思ってる？」
と、もう少し聞くようにしています。
話を聞いてみると、本人がすでに解決方法を考えていることもありますし、最初に聞いた内容とは別のところに原因があることもあります。
「相談された＝すぐに答えを出す」ではなく、まず話を聞く。
面談ではこの順番を大切にしています。
最初から否定しない
部下から自分とは違う意見が出てくることもあります。
例えば、
「今の仕事量は多いと思います」
と言われたときに、
「でも、他の人も同じくらいやってるよ」
と返したくなることがあるかもしれません。
しかし、最初から否定してしまえば、その先の話が出にくくなります。
そんなときは、
「そう感じてるんだね。どの仕事が一番負担になってる？」
と、まず理由を聞いてみます。
もちろん、部下の意見をすべて受け入れるという意味ではありません。
話を聞いたうえで、こちらの考えを伝えることも必要です。
私が意識しているのは、「賛成すること」と「話を聞くこと」は別だということです。
まず聞く。そのあとで必要なら自分の考えを伝えるようにしています。
その場ですべて解決しようとしない
面談で相談を受けると、
「管理職なんだから答えを出さないと」
と思ってしまうことがあります。
でも、人員配置や設備、他部署との調整など、その場では判断できないこともあります。
そんなときは無理に、
「わかった。何とかする」
とは言わず、
「一度確認してみる」
「すぐには変えられないかもしれないけど、状況は確認する」
と持ち帰ることもあります。
大切なのは、その場ですべて解決することではなく、聞いた話をそのままにしないことだと思っています。
持ち帰ったのであれば、後日、
「前回言っていた件だけど、確認してみたよ」
と結果を伝える。
面談で話して終わりにしないことも、私が気をつけていることの一つです。
一度の面談ですべて聞き出そうとしない
そして、部下があまり話してくれなかったとしても、無理に本音を聞き出そうとはしません。
上司と部下という関係である以上、言いにくいことがあるのは当然だと思います。
一度の面談で本音をすべて聞くことよりも、
「この人になら話しても大丈夫」と少しずつ思ってもらえる関係を作ること。
そのためにも、質問の内容だけではなく、話を聞く姿勢も大切にしたいと思っています。
面談前に私が準備していること
ここまで読むと、
「面談のたびに、そこまで準備するのは大変そう」
と思うかもしれません。
でも、私自身も管理職として普段の仕事があるので、面談のために毎回立派な資料を作っているわけではありません。
私がやっているのは、面談前に5分程度、その部下の最近の様子を振り返ることです。
面談前に確認している5つのこと
私の場合、次の5つを簡単に確認しています。
面談前5分チェック
□ 最近どんな仕事をしていたか
□ 残業や仕事量に変化はないか
□ 最近、気になったことはないか
□ 前回の面談で何を話したか
□ 今回聞きたいことを3〜5個決めたか
例えば、
「最近残業が増えている」
「新しい仕事を任せた」
「以前より報告が少ない気がする」
という部下であれば、
「何の仕事に時間がかかっている？」
「新しい仕事で不安なところはない？」
「判断に迷っていることはない？」
といった質問を考えておきます。
これで準備は終わりです。
完璧な準備より「何も考えずに面談に入らない」
私自身、以前は面談の日程だけ決めて、ほとんど準備せずに部下と話していました。
その結果、会話はできても、ただの雑談で終わってしまったことがあります。
だからといって、今度は面談準備に何十分もかける必要はないと思っています。
大切なのは、完璧な面談資料を作ることではなく、目の前の部下について少し考えてから面談に入ることです。
最近どんな仕事をしていたか。
何か変わったことはなかったか。
今日、何を聞いておきたいのか。
面談前の5分でも、これだけ考えておけば十分だと私は感じています。
部下面談は「うまく話す」より「うまく聞く」
管理職になったばかりの頃の私は、部下面談というと、
「何を話せばいいんだろう」
「何かアドバイスをしないといけない」
と考えていました。
でも、実際に何度も面談をして感じるのは、管理職がうまく話すことより、部下の話を聞くことの方が大切だということです。
そのために私がやっているのは、難しいことではありません。
面談前に部下の最近の様子を少し振り返り、
「最近、困っていることはないか」
「仕事量はどうか」
「何か不安に感じていることはないか」
など、聞きたいことをいくつか考えておく。
そして面談が始まったら、準備した質問を全部聞くことよりも、部下が話してくれたことをしっかり聞くことを大切にする。
私自身、何も準備せずに面談をして、ただの雑談で終わらせてしまったことがあります。
だからこそ今は、面談前の5分でも、その部下について考える時間を作るようにしています。
部下面談で「何を話せばいいんだろう」と悩んでいるなら、まずは次の面談で**「この部下に聞いておきたいこと」を3つだけ準備してみてください。**
それだけでも、面談の内容は変わってくると思います。
面談では質問を準備するだけでなく、部下が答えにくい聞き方を避けることも大切です。
→ 部下面談で聞いてはいけないこと｜管理職が気をつけたいNG質問と聞き方
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部下への注意の仕方｜人前で指摘して失敗した管理職の体験談
部下に改善してほしいところがあるとき、「どう伝えればいいんだろう」と悩むことはないでしょうか。 言わなければ本人のためにならない。でも、言い方を間違えると傷つけてしまうかもしれない。 製造業で管理職を ...
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