品質不具合が発生すると、現場対応だけで終わりではありません。
- 発生状況の確認
- 関係者への報告
- 原因調査
- 対策検討
- 報告書作成
- 手順書作成/改訂
など、やることが一気に増えます。
私は製造業で管理職として働いていますが、不具合対応のたびに報告書や資料作成に多くの時間を使っていました。
もちろん原因究明や対策の検討は重要です。
しかし、文章をまとめたり資料の構成を考えたりする作業にも意外と時間を取られます。
そこで活用したのがChatGPTです。
結論から言うと、品質不具合対応においてChatGPTは「報告書作成」と「手順書作成」の両方で役立ちました。
特にゼロから文章や構成を考える時間を大きく減らせたと感じています。
目次
ChatGPT導入前
以前は不具合が発生すると、
- 現場で事象を確認
- メモを整理
- 報告書の文章を作成
- 対策内容をまとめる
- 手順書の構成を考える
という流れで進めていました。
一番時間がかかるのは文章作成です。
頭の中では理解していても、それを第三者が読んで理解できる文章にするには意外と時間が必要です。
また、手順書を作成するときも、
「何を書けばいいのか」
「抜け漏れはないか」
で悩むことがありました。
実際に使った方法① 報告書作成
まず活用したのは不具合報告書です。
現場で確認した内容を箇条書きでメモします。
例えば、
- 発生日時
- 発生工程
- 発生状況
- 確認された現象
- 推定原因
- 実施した対応
などです。
その後、ChatGPTへ内容を貼り付けて、
「以下の内容を品質不具合報告書として整理してください」
と依頼します。
すると、時系列や内容を整理した読みやすい文章を作成してくれます。
もちろん最終確認は必要ですが、たたき台としては十分なレベルでした。
特に管理職になると報告先が複数になることもあります。
そのような場面では文章作成の時間短縮効果を強く感じました。
実際に使った方法② 手順書作成
今回特に役立ったのは手順書作成です。
品質不具合への再発防止策として、作業手順を見直すことになりました。
しかし私は手順書作成の専門家ではありません。
そこでChatGPTに相談しました。
実際に入力した内容はこちらです。
「〇〇した際、検査時に〇〇が発生。今後同じことが起きないように手順書を作成します。1ページ目に目的などを書く必要があると思いますが他に何を書く必要があるか」
すると、
- 目的
- 適用範囲
- 対象設備
- 使用資材
- 作業手順
- 注意事項
- 異常時の対応
- 記録方法
- 改訂履歴
などの項目案を提案してくれました。
私はその内容を参考にしながら、社内ルールへ合わせて修正しました。
結果として、ゼロから構成を考える時間を大幅に減らせました。
ChatGPTを使って感じたメリット
文章作成の時間を短縮できる
報告書や手順書は考えるより書く時間が長くなりがちです。
ChatGPTを使うことで文章作成の時間を短縮できました。
抜け漏れ防止に役立つ
自分では気付かなかった項目を提案してくれることがあります。
チェックリスト代わりとしても有効でした。
対策検討に集中できる
本来時間をかけるべきなのは原因究明や再発防止策の検討です。
文書作成の負担が減ることで、より重要な業務に時間を使えるようになりました。
注意点
便利だからといって、そのまま使うのはおすすめしません。
私が意識しているのは次の点です。
機密情報は入力しない
顧客名や製品名などは入力しないようにしています。
記事でも具体的な内容は伏せています。
事実確認は必ず行う
ChatGPTは文章作成が得意ですが、事実確認はしてくれません。
日時や数値は必ず自分で確認する必要があります。
対策の責任は人が持つ
ChatGPTはあくまで補助ツールです。
対策内容を決定するのは人間であり、責任も人間が持つべきだと考えています。
まとめ
品質不具合対応では、原因調査や対策検討だけでなく、多くの文書作成業務が発生します。
私は今回、
- 不具合報告書の作成
- 手順書の構成検討
でChatGPTを活用しました。
特に「何を書くべきか分からない」「ゼロから構成を考えるのが大変」という場面では非常に役立ちました。
品質不具合対応そのものを任せることはできませんが、文章作成や構成検討の補助としては十分実用的です。
もし報告書や手順書作成に時間を取られている方は、一度試してみる価値があると思います。
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