【実体験】メール返信をChatGPTで時短｜管理職の業務効率化術

メール返信に時間を取られていませんか？

ChatGPTでメール作成を時短したいと思っている方も多いのではないでしょうか。 毎日届くメールの返信に、思った以上の時間を使っていませんか？

• • 「了解しました」だけでは少し素っ気ない気がする

• • 社外の方への返信は失礼がないか気になる

• • 短い内容なのに返信文を考えるのに時間がかかる

私は製造業で管理職として働いています。 管理職になると会議や部下対応だけでなく、メールの数も一気に増えました。 1通あたりは数分でも、1日に何十通も返信しているとかなりの時間になります。 そこで活用しているのがChatGPTです。 しかも私の場合、凝ったプロンプトはほとんど使いません。 「丁寧に簡単に返事を書いて」 「継続するのでビジネスメールで返信を考えて」 この程度の指示だけです。 結論から言うと、メール作成の時間が大幅に減り、返信に悩むストレスもかなり軽くなりました。 今回は私が実際に行っているChatGPTを使ったメール時短術を紹介します。

ChatGPT導入前は返信内容を考える時間が無駄だった

メール作成そのものよりも、実は「何と返すか考える時間」が長いと感じていました。 例えば上司や同僚からの連絡です。 内容としては、 「了解しました」 で終わる話なのですが、それだけ送るのも少し味気ない気がします。 だからといって、 「承知いたしました。確認のうえ対応いたします。よろしくお願いいたします。」 のような文章を毎回自分で考えるのも面倒です。 さらに社外メールになると気を遣います。 言葉遣いは適切か。 堅すぎないか。 失礼な印象にならないか。 内容は単純なのに、返信文を考えるだけで数分かかることもありました。 1通では大したことがなくても、積み重なるとかなりの時間になります。

私が実際に使っている方法

私が意識していることは1つだけです。 プロンプト作成に時間をかけないこと。 ChatGPTを使うために長い指示文を考えていては本末転倒です。

社内メールの場合

例えば、 「丁寧に簡単に返事を書いて」 と入力します。 すると、

承知しました。内容を確認し対応いたします。よろしくお願いいたします。

のような文章を作成してくれます。 自分で考えれば1～2分かかる内容ですが、数秒で完成します。

社外メールの場合

私が特に便利だと感じているのが社外向けメールです。 実際に派遣会社の担当者から、 「契約更新を継続していただけますか」 という連絡がありました。 その際はChatGPTに、

継続するのでビジネスメールで返事を考えて

と入力しました。 すると十分使える返信文が作成されます。 さらに、

かしこまりすぎない感じで

と追加すると自然な文章になります。 例えば、

お世話になっております。 契約更新につきまして、引き続き継続を希望いたします。 今後ともよろしくお願いいたします。

のような文面です。 このレベルならそのまま使うこともできますし、少し修正するだけで送れます。

プロンプトは短い方が続く

生成AIの活用法を見ると、 「〇〇の役割を演じてください」 「以下の条件で作成してください」 など長いプロンプトを紹介していることがあります。 もちろん精度を上げるには有効です。 しかし私の場合はそこまで求めていません。 メール返信を時短したいだけだからです。 むしろ、

• • 丁寧に

• • 簡単に

• • 社外向けで

• • かしこまりすぎない

この程度の指示で十分でした。 短いプロンプトなら考える時間もかかりません。 結果として継続して使いやすくなります。

ChatGPTを使って変わったこと

メール返信で悩む時間が減った

以前は返信内容を考える時間がありました。 今はまずChatGPTに聞いてしまいます。 ゼロから考える必要がなくなりました。

社外メールの心理的負担が減った

社外メールは失礼がないか気になります。 ChatGPTが下書きを作ってくれるので、確認して微修正するだけです。 精神的な負担がかなり減りました。

本来の仕事に時間を使えるようになった

管理職の仕事はメール返信ではありません。 部下育成や改善活動、トラブル対応などが本来の業務です。 メール作成に使っていた時間を他の仕事へ回せるようになりました。

ChatGPTでメール作成する際の注意点

便利ですが、注意点もあります。

内容の確認は必須

生成された文章をそのまま送るのはおすすめしません。 会社名や担当者名、日付などは必ず確認しましょう。

機密情報は入力しない

社外秘情報や個人情報は入力しないように注意が必要です。 私の場合は、 「派遣会社への契約更新返信」 のように概要だけ入力しています。

相手との関係性は自分で調整する

ChatGPTは万能ではありません。 普段から付き合いのある相手なのか、初めて連絡する相手なのかは判断できません。 最後は自分の言葉で微調整することが大切です。

こんな人におすすめ

特に忙しい会社員ほど効果を感じやすいと思います。

まとめ

私は製造業の管理職として働いていますが、メール返信に使う時間を少しでも減らしたいと考えていました。 そこでChatGPTを活用したところ、返信文を考える時間が大幅に減りました。 しかも使うプロンプトは非常にシンプルです。 これだけでも十分実用的な文章を作ってくれます。 生成AIを活用するコツは、完璧を求めないことだと思います。 まずは下書きを作ってもらい、自分で少し修正する。 それだけでもメール作成の負担はかなり軽くなります。 忙しい会社員の方は、一度試してみてはいかがでしょうか。