目次
はじめに
管理職になると、仕事そのものよりも「人への伝え方」に悩むことが増えます。
- 残業が多い部下に改善を促したい
- ミスが続いている部下に気付いてほしい
- 報連相が不足していることを伝えたい
- 成長のためにアドバイスをしたい
しかし、
「言わなければ改善しない」
一方で、
「言い方を間違えると関係が悪くなる」
という難しさがあります。
私自身、製造業の管理職として働いていますが、過去に部下への伝え方で大きな失敗をした経験があります。
その経験から最近は、ChatGPTを「部下指導の代行」ではなく、「伝え方を整理する相談相手」として活用するようになりました。
今回は、私の失敗談と実際の活用方法を紹介します。
私が部下への伝え方で失敗した話
ある研修で、部下が成果発表を行ったことがありました。
発表後、進行役から
「何かアドバイスはありますか？」
と聞かれました。
私は管理職として、本人の成長につながればと思い、
- ここはもっとこうした方が良かった
- こうするともっと伝わりやすかったと思う
- 次回はこう進めるとさらに良くなると思う
という内容を伝えました。
私としては、否定ではなく改善のためのアドバイスのつもりでした。
実際、その場にいた周囲の反応も、
「言っている内容は妥当」
というものだったと思います。
ところが後日、その部下から思いもよらない言葉を言われました。
「皆の前で言い過ぎだと思いました」
さらに、
「もう一緒に働けないと思いました」
とまで言われたのです。
正直かなりショックでした。
私は良かれと思って伝えていましたし、内容自体は間違っていないと思っていました。
しかし、その時に気付いたのです。
内容が正しいことと、相手が納得することは別だということを。
今振り返ると、問題は内容ではなかった
この出来事を振り返ると、問題はアドバイスの内容ではなかったと思います。
問題だったのは、
- どこで伝えたか
- どのタイミングで伝えたか
- 相手がどう受け取るか
でした。
私は大勢の前で改善点を伝えました。
一方で部下は、
「人前で否定された」
と感じたのかもしれません。
もし発表後に個別で話していたらどうだったでしょうか。
まず良かった点を伝え、
その後で
「次回はここを改善するともっと良くなると思うよ」
と話していたら、結果は違っていたかもしれません。
もちろん正解はわかりません。
それでも私はこの経験から、
伝える内容だけでなく、伝える場面も同じくらい重要
だと学びました。
管理職になると「言わない問題」も発生する
この失敗の後、私は別の悩みを抱えるようになりました。
それは、
言うべきことを言えなくなること
です。
また傷つけてしまうのではないか。
また関係が悪くなるのではないか。
そう考えてしまい、
改善してほしいことがあっても飲み込んでしまう場面が増えました。
しかし、それも問題です。
管理職の役割の一つは部下の成長を支援することです。
言うべきことを言わなければ、
本人も改善する機会を失います。
つまり管理職には、
- 言い過ぎるリスク
- 言わないリスク
の両方があります。
私はこのバランスが非常に難しいと感じています。
おそらく多くの管理職が同じ悩みを抱えているのではないでしょうか。
そこでChatGPTに相談するようになった
最近は伝え方に迷った時、ChatGPTを使っています。
もちろん、
「部下を叱ってください」
と丸投げするわけではありません。
私が使うのは、
どう伝えれば相手に受け入れてもらいやすいか
を考えるためです。
例えばこんな相談をします。
残業が多い部下の場合
プロンプト例
部下の残業が毎月多いです。
本人は真面目で頑張っていますが、仕事の優先順位の付け方に課題があります。
モチベーションを下げずに改善を促す言い方を考えてください。
報連相が不足している部下の場合
プロンプト例
部下の報連相が不足しています。
責めるような言い方ではなく、自発的に相談したくなる伝え方を考えてください。
発表内容の改善を伝えたい場合
プロンプト例
部下の発表内容について改善点があります。
本人の成長につながるように伝えたいです。
否定的に受け取られにくい言い方を考えてください。
また、人前で伝えるべきか個別に伝えるべきかもアドバイスしてください。
すると、
- まず努力を認める
- 良かった点を先に伝える
- 改善点は具体的に伝える
- 人前より個別の方が良い場合がある
など、自分だけでは気付かなかった視点を提案してくれます。
ChatGPTを使って気付いたこと
ChatGPTを使うようになって感じたことがあります。
それは、
管理職は「正しさ」に意識が向きすぎることがある
ということです。
私もそうでした。
「言っていることは間違っていない」
「本人のためを思って言っている」
そう考えていました。
しかし部下側からすると、
- 人前で言われた
- 努力を認めてもらえなかった
- 否定されたように感じた
という感情が残ることがあります。
事実と感情は必ずしも一致しません。
ChatGPTは、
「相手はどう感じるだろう？」
という視点を思い出させてくれる存在になっています。
ChatGPTは万能ではない
ただし、ChatGPTを過信するのも危険です。
部下指導は評価コメント作成と同じで、最終的な責任は管理職にあります。
ChatGPTは、
- 部下の性格
- 過去の関係性
- 職場の雰囲気
- その日の本人の状態
までは理解できません。
そのため私は、
ChatGPTに任せること
- 言い方の案を出してもらう
- 表現を柔らかくする
- 別の視点をもらう
自分で判断すること
- 伝える内容
- 伝えるタイミング
- 伝える場所
- 最終的な言葉選び
と分けています。
あくまで参考意見をもらう感覚です。
私は部下への伝え方を考える際にはChatGPTを活用していますが、最終的な判断は必ず自分で行っています。
これは評価コメントを作成するときも同じです。
評価内容そのものをAIに任せるのではなく、自分の評価を整理したうえで文章化を手伝ってもらう方が安全だと感じています。
評価コメントでの具体的な活用方法は、こちらの記事で詳しく紹介しています。
▶ChatGPTで部下の評価コメントを書いたら警告が出た｜管理職が考える安全な使い方
また、伝え方はその場で考えるものではなく、事前準備も重要だと感じています。
面談の場で何を伝えるのか整理できていないと、話が長くなったり感情的になったりしやすくなります。
私自身は面談前の準備にもChatGPTを活用しています。
▶ChatGPTで部下面談の準備を時短した話｜1on1・評価面談で実際に使った方法
私が学んだこと
あの時の失敗を振り返ると、
私は「何を言うか」ばかり考えていました。
しかし本当に大切だったのは、
- 誰に伝えるか
- いつ伝えるか
- どこで伝えるか
- どう伝えるか
だったのだと思います。
同じ内容でも、
会議室で1対1で話すのか、
大勢の前で話すのかで、
受け取り方は大きく変わります。
管理職の仕事は難しいです。
正解がありません。
だからこそ私は今、
迷った時にはChatGPTに相談し、一度立ち止まって考えるようにしています。
伝え方に悩むのは対面だけではありません。
管理職になるとメールで部下や社外関係者とやり取りする機会も増えます。
私はメールの文章を考える際にもChatGPTを活用しています。
▶【実体験】メール返信をChatGPTで時短｜管理職の業務効率化術
まとめ
部下への指導やアドバイスは、管理職にとって避けて通れない仕事です。
しかし、正しい内容であっても伝え方や伝える場面を間違えると、相手を傷つけたり信頼関係を損ねたりすることがあります。
私自身、良かれと思ったアドバイスで失敗した経験があります。
その経験から学んだのは、
「何を伝えるか」だけでなく、「どう伝えるか」と「どこで伝えるか」が大切だということです。
最近はその判断を整理するためにChatGPTを活用しています。
もちろん答えを出してくれるわけではありません。
それでも、
「この言い方で大丈夫だろうか」
「相手はどう感じるだろうか」
と一度立ち止まって考えるきっかけをくれます。
部下とのコミュニケーションに悩んでいる管理職の方は、伝え方の相談相手としてChatGPTを活用してみるのも一つの方法かもしれません。