ChatGPTで部下の評価コメントを書いたら警告が出た｜管理職が考える安全な使い方

たゆぱぱ

部下の評価コメント作成、正直面倒ですよね

管理職になると避けて通れないのが人事評価です。

私も製造業の管理職として働いていますが、評価シートを書く時期になると毎回悩みます。

何を書けばいいのか
同じような表現になってしまう
評価内容は決まっているのに文章がまとまらない

そこでChatGPTを使って評価コメントの作成を試してみました。

ところが、入力した瞬間に表示されたのが次のような警告です。

公平性や配慮の観点から注意が必要です

「え？評価コメントにChatGPTを使うのはまずいのか？」

今回は実際に試してみて分かったことを紹介します。

結論から言うと、

評価そのものをAIに任せるのは危険ですが、文章作成の補助として使うなら十分実用的です。

1 ChatGPTを使う前の評価コメント作成
2 実際にChatGPTへ入力した内容
3 そこで使い方を変えてみた
4 実際に感じたメリット
5 注意した方がいいと思ったこと
6 私が今後も使うと思う使い方
7 まとめ

ChatGPTを使う前の評価コメント作成

私の場合、評価コメントを書く時に一番時間がかかるのは文章です。

評価自体はすでに決まっています。

例えば、

品質不良0件
改善提案3件採用
新人教育担当
目標達成率110%

このような事実は把握しています。

しかし、

「これをどう文章にまとめるか」

で意外と時間を使います。

結果として、

毎年似たような文章になったり、

何度も書き直したりしていました。

実際にChatGPTへ入力した内容

最初は単純に、

○○担当のAさんの評価コメントを書いてください

と入力しました。

すると警告が表示されました。

理由を調べてみると、人事評価には公平性の問題があるためです。

AIが勝手に評価を決めてしまうと、

バイアス
差別的表現
不公平な判断

につながる可能性があります。

確かにこれは納得できます。

そこで使い方を変えてみた

評価を決めるのではなく、

評価内容は自分で決めて文章だけ作ってもらう方法です。

実はこの考え方は議事録作成でも同じです。会議内容を整理してからChatGPTに文章化してもらうことで、議事録作成時間を大幅に短縮できました。

▶【実体験】ChatGPTで議事録作成を時短してみた｜管理職が実践する簡単な使い方

実際に使ったプロンプトはこちらです。

以下の事実を基に評価コメントを作成してください。

【事実】
・目標達成率110%
・品質不良0件
・新人教育を担当
・改善提案3件採用

【評価ランク】
A

【条件】
・客観的な表現
・事実ベース
・200文字程度
・過度に褒めすぎない

すると非常に自然な評価コメントが作成されました。

実際に感じたメリット

評価コメント作成時間が短縮できる

一番大きいのはこれです。

評価内容は頭の中にあるのに文章が出てこない。

そんな状態がよくあります。

ChatGPTを使うと、

数分で下書きが完成します。

ゼロから書くより圧倒的に楽です。

表現が統一できる

複数人の評価を書くと、

人によって文章量や表現がバラつきます。

ChatGPTを使うと、

文体
長さ
表現レベル

を揃えやすくなります。

これは意外と助かりました。

誤字脱字が減る

評価シートは後から見返されることもあります。

誤字脱字があると印象も良くありません。

ChatGPTに一度整理してもらうだけでも読みやすくなります。

注意した方がいいと思ったこと

ここが一番重要です。

評価そのものを決めさせない

例えば、

Aさんを評価してください

これは避けた方がいいと思います。

評価者はあくまで管理職です。

AIではありません。

成果や行動を見て評価する責任は評価者にあります。

個人情報を入力しない

これも重要です。

私は入力する場合、

実名
社員番号

は使わないようにしています。

例えば、

品質担当者
若手社員
製造課社員

などに置き換えます。

会社のルールも確認した方が良いでしょう。

最終確認は必須

ChatGPTの文章は自然ですが、

微妙に評価のニュアンスが変わることがあります。

そのため、

最終的には必ず自分で確認しています。

そのままコピペはおすすめしません。

私が今後も使うと思う使い方

今回試してみて感じたのは、

ChatGPTは評価者ではなく、

「文章作成アシスタント」として使うのが正解

だということです。

私はメール返信でも同じ使い方をしています。内容は自分で決め、文章だけChatGPTに整えてもらうことで返信時間を短縮しています。

▶【実体験】メール返信をChatGPTで時短｜管理職の業務効率化術

評価基準を考える
評価ランクを決める
実績を整理する

ここまでは人間。

コメントを文章化する
表現を整える
読みやすくする

ここはChatGPT。

この役割分担が一番しっくりきました。

まとめ

ChatGPTで部下の評価コメントを書こうとすると、公平性への配慮から警告が表示されることがあります。

実際に使ってみた感想としては、

評価そのものをAIに任せるのは避けるべきですが、文章作成の補助としては非常に便利でした。

私自身、

評価内容は自分で決め、

コメントの文章化だけChatGPTに手伝ってもらう使い方をしています。

私が品質不具合の報告書を作成したときも、原因や対策は自分で考え、文章整理だけChatGPTに手伝ってもらいました。

▶品質不具合対応でChatGPTが意外と役立った話｜報告書と手順書作成を時短

管理職になると評価対象者も増えます。

「評価内容は決まっているけど文章を書くのが大変」

という方は、一度試してみる価値はあると思います。

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