部下面談で部下が話さないときはどうする？沈黙したときに意識していること

部下面談で質問をしたのに、部下がなかなか話してくれない。

「最近、仕事で困っていることはない？」
「何か気になっていることはある？」

そう聞いても、「特にありません」「大丈夫です」と一言で終わってしまったり、そのまま沈黙してしまったりすることがあります。

私も以前は、この沈黙が苦手でした。

せっかく面談の時間を作ったのだから何か話してもらわないと、と思い、沈黙するとすぐに次の質問をしていました。

しかし今は、部下が沈黙しても、すぐにその時間を埋めようとしないことが大切だと考えています。

部下は話したくないのではなく、何を話すか考えていたり、どこまで話していいのか迷っていたりするかもしれません。

この記事では、部下面談で部下が話さないときに、私が意識していることを実体験を交えて紹介します。

部下面談で部下が話さないのは珍しいことではない

部下面談で質問をしても、部下がすぐに答えてくれるとは限りません。

私も面談をしていると、

「特にありません」
「今のところ大丈夫です」

と短い返事で終わったり、質問したあとにしばらく沈黙したりすることがあります。

以前の私は、こうした反応を見ると「話したくないのかな」「質問の仕方が悪かったかな」と不安になっていました。

しかし、部下が話さない理由は一つではありません。

その場で答えを考えていることもあれば、頭の中では思っていることがあってもうまく言葉にできないこともあります。また、「こんなことを上司に言ってもいいのだろうか」と迷っている場合もあるでしょう。

特に「最近どう？」「何か困っていることはない？」といった質問は、聞く側からすると簡単でも、答える側からすると意外と範囲が広い質問です。

そのため私は、「話さない＝話すことがない」「自分には本音を話したくない」とすぐに決めつけないようにしています。

沈黙も含めて、その部下が答えを考えるための時間だと考えるようになりました。

以前の私は沈黙すると焦って次の質問をしていた

以前の私は、面談中の沈黙がとても気になっていました。

こちらが質問したあと、部下が黙っている時間が数秒続くだけで、「質問が悪かったかな」「何か別のことを聞いた方がいいかな」と焦ってしまいます。

そして、

「じゃあ、今の仕事はどう？」
「忙しくない？」
「ほかに困っていることは？」

と、部下が答える前に次々と質問を重ねていました。

今振り返ると、部下は答えたくなかったのではなく、単純に考えている途中だったのかもしれません。それなのに私が次の質問をしてしまえば、せっかく考えていたことを話すタイミングもなくなってしまいます。

さらに沈黙が続くと、今度は私自身が仕事の話を始めてしまうこともありました。

結果として、部下の話を聞くための面談なのに、私の方がたくさん話して終わることになります。

以前、面談の準備をほとんどせずに臨み、ただの雑談のようになってしまったこともありました。

部下面談をただの雑談で終わらせないために、私が面談前に準備していることはこちらの記事でまとめています。

その経験もあって、今は「面談をうまく進めなければ」と考えるより、部下が自分の言葉で話せる時間を作ることを意識しています。

沈黙すると気まずく感じるのは、部下だけではありません。上司側も同じです。

だからこそ、上司が沈黙を怖がりすぎないことも、部下の話を聞くためには必要なのだと思います。

部下が沈黙したときに私が意識している5つのこと

部下が沈黙すると、「何か話さなければ」と焦ってしまいます。

私も以前はそうでしたが、今は沈黙したときほど、こちらの対応が大切だと考えています。

私が意識しているのは、次の5つです。

①すぐに次の質問をしない

まず意識しているのは、質問したあとに部下が黙っても、すぐに次の質問をしないことです。

数秒の沈黙でも、質問した側には意外と長く感じます。しかし、部下はその間に「どう答えようか」と考えているのかもしれません。

そこで別の質問をしてしまうと、考える時間を奪ってしまいます。

私は少し待って、部下が自分から話し始める時間を作るようにしています。

②「答えたくない」と決めつけない

沈黙したからといって、「私には本音を話したくないんだ」と決めつけないようにもしています。

考えがまとまっていない、うまく言葉にできない、どこまで話していいのか迷っているなど、沈黙する理由はいくつも考えられます。

こちらが勝手に理由を決めるのではなく、まずは部下の反応を待つことを意識しています。

③質問が大きすぎないか考える

部下が答えにくそうにしていたら、質問そのものを見直します。

たとえば「最近、仕事どう？」では、仕事量、人間関係、悩み、成長など、答えられる範囲が広すぎます。

そんなときは、

「今、一番時間がかかっている仕事はある？」

など、範囲を少し狭くします。

質問を具体的にするだけで、部下が話し始めるきっかけになることがあります。

④答えにくそうなら質問の角度を変える

同じ質問を何度も繰り返さないことも意識しています。

「何か困っている？」と聞いて反応がなければ、

「今より少しやりやすくしたい仕事はある？」
「周りに手伝ってほしいことはある？」

というように、聞き方を変えてみます。

聞きたい内容は似ていても、言葉を変えることで答えやすくなることがあります。

⑤無理にその場で答えを求めない

それでも話したくなさそうなら、無理に聞き出そうとはしません。

「今すぐ答えなくても大丈夫だよ」
「あとで思いついたら教えて」

と伝えて、その話題を終えることもあります。

面談をしたからといって、その場ですべてを聞き出す必要はないと思っています。

大切なのは、一度の面談で本音を聞き出すことより、困ったときに話してもらえる関係を作ることです。

部下が沈黙したときこそ、上司が焦らず待つことを意識しています。

「何か困っている？」だけでは部下が話しにくいこともある

私は以前、面談でよく「何か困っていることはない？」と聞いていました。

決して悪い質問ではありませんが、実際に聞いてみると「特にありません」で終わってしまうことがあります。

考えてみれば、「困っていること」と言われても範囲が広く、部下も何から話せばいいのかわからないのかもしれません。

そこで私は、できるだけ具体的に聞くようにしています。

たとえば、

「今の仕事で時間がかかっているものはある？」
「最近、やりにくいと感じた作業はあった？」
「仕事量で負担になっているところはない？」

といった聞き方です。

「困っていること」という大きな質問を、仕事量、作業、人間関係などに分けるイメージです。

一方で、具体的に聞こうとして踏み込みすぎれば、今度は部下が答えにくくなることもあります。

私は、部下から本音を引き出すために質問するのではなく、部下が話しやすくなるきっかけを作るために質問するくらいの意識を持つようにしています。

質問の仕方によっては、悪気がなくても部下を答えにくくさせてしまうことがあります。
部下面談で私が避けるようにしているNG質問については、こちらの記事で詳しくまとめています。

部下が話さないときほど上司が話しすぎないようにする

部下が話してくれないと、上司側が沈黙を埋めようとして話しすぎてしまうことがあります。

私自身も、「このままでは面談にならない」と焦り、自分の経験を話したり、仕事について説明したりしているうちに、気づけば私ばかり話していたことがありました。

しかし、それでは部下が話す時間はさらに少なくなります。

もちろん、上司から情報を伝えたり、自分の考えを話したりすることが必要な場面もあります。

ただ、部下の話を聞くことが目的なら、沈黙したからといってすぐに自分の話に切り替えないようにしています。

特に気をつけているのは、アドバイスを急がないことです。

部下が話し始めたときも、途中で「それならこうした方がいい」と答えを出すのではなく、まず最後まで聞く。

上司が話す時間を減らすことも、部下が話せる時間を作る方法の一つだと感じています。

面談で部下が話さなかったからといって失敗とは限らない

面談が終わったあと、「結局、あまり話してくれなかったな」と感じることがあります。

以前の私は、部下から本音や悩みを聞けなければ、せっかく面談をした意味がないと思っていました。

しかし今は、一度の面談ですべてを聞き出そうとしなくてもいいと考えています。

その日は話せなくても、「話を聞いてもらえた」「無理に答えを求められなかった」と感じてもらえれば、次に何かあったときに話してくれるかもしれません。

面談は、その場で成果が見えるものばかりではありません。

大切なのは、一回の面談で本音を聞き出すことではなく、「この上司なら話しても大丈夫」と思ってもらえる関係を少しずつ作ることだと思っています。

部下があまり話さなかったという理由だけで、面談を失敗だったと判断しないようにしています。

面談前に質問をChatGPTで整理しておく方法もある

部下面談で何を聞けばいいのか迷うときは、面談前にChatGPTを使って質問を整理することもあります。

たとえば、

「製造業の管理職です。部下との面談を予定しています。部下が答えやすい質問を10個考えてください。『何か困っている？』のような抽象的な質問ではなく、具体的な質問にしてください」

と入力すれば、自分だけでは思いつかなかった質問の候補を出してもらえます。

さらに、自分が聞こうとしている質問を書き出して、

「この質問の中に、部下が答えにくいものはありますか？」

とチェックしてもらう方法もあります。

もちろん、ChatGPTが部下の気持ちを判断できるわけではありません。出てきた質問をそのまま使うのではなく、面談する部下との関係や仕事内容に合わせて、自分で選んで使うことが大切です。

私はChatGPTを、面談そのものを任せるためではなく、事前に質問の選択肢を増やすために使っています。

私が実際にChatGPTを使って部下面談の準備をしている方法は、こちらの記事で詳しく紹介しています。

まとめ｜部下が沈黙しても、すぐに答えを求めなくていい

部下面談で質問したあとに沈黙が続くと、「何か話さなければ」と焦ってしまうことがあります。

私も以前は、次々と質問したり、自分から話し始めたりしていました。

しかし、部下は話したくないのではなく、答えを考えている途中なのかもしれません。

今は、すぐに次の質問をせずに待つ、答えにくそうなら聞き方を変える、それでも難しければ無理に聞き出さないことを意識しています。

面談の目的は、一度ですべての本音を聞き出すことではありません。

その場で話せなくても、「また何かあれば話してもいい」と思ってもらえる関係を作る。

部下が沈黙したときほど、そんな余裕を持って向き合うことが大切だと感じています。