部下面談で聞いてはいけないこと｜管理職が気をつけたいNG質問と聞き方

部下面談をするとき、「何を聞けばいいのだろう」と悩む管理職の方は多いのではないでしょうか。

私も面談前になると、仕事の状況や困っていること、今後やりたいことなど、いくつか質問を考えてから臨むようにしています。

ただ、面談を何度も経験する中で感じたのは、「何を聞くか」だけを考えていても、うまくいかないことがあるということです。

上司としては状況を知りたいだけでも、聞き方によっては部下が「責められている」「答えを求められている」と感じてしまうことがあります。そうなると、本当は困っていることがあっても「特にありません」「大丈夫です」で終わってしまいます。

私自身、管理職になってから部下との関わり方では何度も悩み、伝え方や聞き方の難しさを感じてきました。

この記事では、部下面談で気をつけたいNG質問と、部下が答えやすくなる聞き方について、私が実際に意識していることも交えながら紹介します。

面談前の準備そのものに悩んでいる方は、私が面談前に準備していることをまとめた記事も参考にしてみてください。

部下面談では「聞いてはいけないこと」より「聞き方」に注意する

部下面談というと、「これは聞いてはいけない」「この質問をすれば本音を引き出せる」といった正解を探したくなります。

しかし、実際に部下と話していて感じるのは、質問の内容だけでなく、どのような聞き方をするかが大切だということです。

たとえば、仕事が予定どおり進んでいない理由を確認すること自体は必要です。しかし、「なんでできなかったの？」と聞かれるのと、「進める中で困ったことはあった？」と聞かれるのでは、受け取る印象が違います。

上司は原因を確認しているだけのつもりでも、部下には責められているように聞こえることがあります。反対に、答えを誘導するような聞き方をすると、本当は困っていても「大丈夫です」と答えてしまうかもしれません。

私が意識しているのは、「聞きたいことを聞く」だけでなく、「部下が自分の言葉で答えられる聞き方になっているか」を考えることです。

面談は上司が質問を消化するための時間ではありません。部下の考えや困りごとを知るための時間だからこそ、質問する側が聞き方に気をつける必要があると感じています。

部下面談で気をつけたいNG質問5つ

部下面談では、上司に悪気がなくても部下が答えにくい質問をしてしまうことがあります。私も「状況を確認したい」「困っているなら助けたい」という気持ちが先に出てしまうことがあります。

ここでは、私が面談するときに気をつけている5つの質問を紹介します。

「なんでできなかったの？」と責めるように聞く

仕事が予定どおり進んでいないと、管理職として理由を確認する必要があります。ただ、「なんでできなかったの？」と聞くと、原因確認のつもりでも責められているように感じる人もいます。

私は「進める中で難しかったところはあった？」「どこで予定とずれてしまった？」など、状況を振り返れる聞き方を意識しています。

目的は部下を問い詰めることではなく、何が原因だったのかを一緒に整理することです。

「特に困っていることはないよね？」と答えを誘導する

忙しいと、つい「特に問題ないよね？」と確認して終わらせたくなることがあります。

しかし、この聞き方では部下も「はい、大丈夫です」と答えやすくなります。本当は困っていることがあっても、わざわざ否定してまで話そうとは思わないかもしれません。

「最近、仕事でやりにくいと感じていることはある？」など、部下が自由に答えられる聞き方をするようにしています。

「○○さんはできているけど？」と他の部下と比較する

同じ仕事をしている人がいると、比較したくなることもあります。しかし、「○○さんはできているのに」と言われても、本人の課題が解決するわけではありません。

それよりも、「前回よりここは良くなったね。次はどこを改善できそう？」と、本人の過去と比較した方が次の行動を考えやすくなります。

面談では他人との比較ではなく、その部下自身の変化や課題を見ることを大切にしています。

仕事に必要のないプライベートまで踏み込む

面談では、部下から家族やプライベートの話が出ることもあります。そうした話を聞くこと自体が悪いわけではありません。

ただし、上司側から必要以上に結婚や家庭の事情などに踏み込むのは避けるようにしています。

私が意識しているのは、「部下から話してくれたことを聞く」のと「上司から踏み込んで聞く」のは違うということです。

仕事上必要な確認なのかを一度考えてから質問するようにしています。

「これくらいできるよね？」とプレッシャーをかける

期待している部下ほど、「これくらいできるよね？」と言いたくなることがあります。

しかし、この聞き方では部下にとって「できません」と答えるハードルが高くなります。その結果、不安や問題を抱えたまま仕事を進めてしまう可能性があります。

「進めるうえで不安なところはある？」「こちらでサポートした方がいいことはある？」と聞けば、困っていることを伝えやすくなります。

期待を伝えることは大切ですが、同時に困ったときに困ったと言える余地を残しておくことも管理職には必要だと感じています。

部下が本音を話しやすくなる質問の仕方

NG質問を避けるだけで、部下が本音を話してくれるとは限りません。私が面談するときは、部下が自分の考えを話せるように、質問した後の聞き方にも気をつけています。

Yes・Noだけで終わらない質問をする

「困っていることはある？」では、「ありません」で終わってしまうことがあります。

そこで、「最近、仕事をしていて困ったことはあった？」「今の仕事でもう少しやりやすくしたいところはある？」など、少し具体的に話せる質問を意識しています。

すぐにアドバイスせず最後まで聞く

部下から悩みを聞くと、管理職として「それならこうすればいい」と言いたくなります。私もついやってしまいがちです。

しかし、途中で答えを出してしまうと、その先にあった話を聞けなくなることがあります。

まずは最後まで聞き、必要であればその後に一緒に考えるようにしています。

沈黙を怖がらず少し待つ

質問した後に沈黙すると、「聞き方が悪かったかな」と不安になり、こちらから話を続けたくなります。

ただ、部下が自分の考えを整理しているだけかもしれません。

少し待ってみると、そこから話してくれることもあります。

面談では、上司がうまく話すことより、部下が話せる時間をつくることが大切だと感じています。以前は私も「面談で何を話そう」と考えていましたが、今は「何を聞こう」「どうすれば話してもらえるだろう」と考えて準備するようになりました。

私が部下面談で気をつけるようになったこと

私も管理職になったばかりの頃から、部下面談がうまくできていたわけではありません。

以前、ほとんど準備をせずに面談をしたことがあります。「最近どう？」「何か困っていることある？」と聞いても、「特にないです」「大丈夫です」で終わってしまい、結局は仕事と関係のない雑談が中心になってしまいました。

その経験から、今は面談前に「何を確認したいのか」「部下にどんなことを聞きたいのか」をある程度整理しています。

ただし、質問をたくさん用意して順番に聞けばいいとも思っていません。質問を消化することに集中すると、せっかく部下が気になることを話してくれても、話を広げる機会を逃してしまうからです。

そのため今は、質問を準備しつつも、部下の話に合わせて面談を進めることを意識しています。

管理職になってから、伝える内容だけでなく「伝え方」や「聞き方」で相手の受け取り方が変わることを何度も経験しました。

私は以前、伝える内容そのものではなく「伝える場所」を間違えて、部下を傷つけてしまったこともあります。部下を人前で注意して失敗した経験については、こちらの記事で詳しく書いています。

面談でも、自分が話したいことより、部下が話しやすい時間をつくることを大切にしています。

答えにくそうな質問はChatGPTで事前にチェックする方法もある

面談で使う質問を考えても、「この聞き方で大丈夫かな？」と迷うことがあります。そんなときは、ChatGPTに質問をチェックしてもらう方法もあります。

私が面談前にどのような準備をしているのかは、部下面談の準備についてまとめた記事でも紹介しています。

たとえば私は、次のように聞くことができます。

「部下面談で以下の質問をしようと思っています。部下が答えにくい質問や、責められていると感じる可能性のある質問があれば指摘してください。また、部下が答えやすい聞き方に言い換えてください。」

自分では普通だと思っていた質問でも、別の聞き方を提案してもらうことで、面談前に見直すきっかけになります。

ただし、部下の氏名や個人情報、具体的な評価内容などをそのまま入力するのは避けています。ChatGPTに面談を任せるのではなく、質問の抜けや聞き方を確認する補助として使うくらいが、私にはちょうどいいと感じています。

まとめ｜部下面談では「何を聞くか」と同じくらい「どう聞くか」が大切

部下面談では、質問を準備することも大切ですが、それだけで良い面談になるわけではありません。

責めるような聞き方や答えを誘導する質問、他の部下との比較などは避け、部下が自分の言葉で話せる聞き方になっているかを意識することが大切です。

私自身、以前は「面談で何を話そう」と考えることが多かったのですが、今は「何を聞こう」「どう聞けば話しやすいだろう」と考えて準備するようになりました。

最初から完璧な面談を目指すのではなく、一つずつ聞き方を見直しながら、部下が安心して話せる時間をつくっていきたいと思っています。

→「質問したあと部下が沈黙してしまったときの対応はこちら」部下面談で部下が話さないときはどうする？沈黙したときに意識していること