AI効率化

ChatGPTで部下面談の準備を時短した話｜1on1・評価面談で実際に使った方法

面談前の準備、なんとなくで済ませていませんか？

管理職になると、

  • 1on1面談
  • 評価面談
  • フォロー面談

など、部下と話す機会が増えます。

私も製造業の管理職として部下との面談を行っています。

しかし正直なところ、以前は面談の準備をほとんどしていませんでした。

その結果どうなったかというと、

「最近どう？」

「仕事は順調？」

そんな会話をしているうちに時間が過ぎ、気が付けばただの雑談で終わってしまうことがありました。

もちろん雑談そのものが悪いわけではありません。

雑談から本音が聞けることもありますし、信頼関係づくりにも役立ちます。

ただ、後から振り返ると、

  • 部下の課題を深掘りできていない
  • 成長につながる話ができていない
  • 次の行動につながっていない

という状態でした。

部下の成長を促進できなければ本人のためになりませんし、結果的には組織や会社にとってもマイナスです。

そこで私が試したのが、面談前の準備にChatGPTを活用する方法でした。

結論から言うと、面談の主役はあくまで管理職と部下です。

しかし、質問の整理や確認ポイントの洗い出しには非常に役立ちました。

今回は私が実際に行っている「ChatGPTを使った面談準備の方法」を紹介します。

ChatGPT導入前｜面談が雑談で終わっていた

以前の私は、面談前にメモを見返す程度でした。

部下のことは普段から見ているので、

「何とかなるだろう」

と思っていたのです。

しかし実際に面談を始めると、

  • 最近の仕事の話
  • プライベートの話
  • その場で思いついた話題

をしているうちに時間が過ぎてしまいます。

面談が終わった後に、

「あの件を聞き忘れた」

「本当は残業の原因を確認したかった」

「今後の成長について話せなかった」

と後悔することもありました。

実際、この経験から私は

「面談は準備が8割」

だと考えるようになりました。

限られた時間の中で部下の成長を支援するためには、事前準備が欠かせません。

実際に使った方法

私が実際に使っている方法はとてもシンプルです。

部下の特徴を箇条書きで入力し、面談で確認すべきポイントを考えてもらいます。

実際のプロンプト例

部下Aの面談準備をしたいです。

特徴
・責任感がある
・報連相が少ない
・残業が多い

製造業の管理職です。

1on1面談で確認すべきポイントと質問例を考えてください。

するとChatGPTは、

  • 強みとして伸ばすべき点
  • 気になる行動
  • 確認すべき内容
  • 質問例

などを整理して提案してくれます。

ChatGPTが提案してくれた質問例

責任感が強い部下の場合

責任感が強いことは良いことですが、管理職としては「抱え込み」も心配になります。

例えば、

  • 最近、一人で対応している仕事はありませんか？
  • 困った時は誰に相談していますか？
  • 業務量は適切だと感じていますか？

といった質問が考えられます。

責任感が強い人ほど無理をしやすいので、負荷状況の確認は大切です。

報連相が少ない部下の場合

報連相が少ないと、本人は問題ないと思っていても周囲との連携に支障が出ることがあります。

例えば、

  • 最近相談しにくかったことはありますか？
  • 判断に迷った時はどうしていますか？
  • チームへの共有で困っていることはありますか？

といった質問が考えられます。

頭ごなしに注意するのではなく、なぜ報連相が少なくなっているのかを確認することが重要です。

残業が多い部下の場合

残業が多い原因は人によって違います。

  • 業務量が多い
  • 仕事の進め方に課題がある
  • 周囲に頼れていない

など様々です。

例えば、

  • 一番時間がかかっている業務は何ですか？
  • 他の人に任せられる仕事はありますか？
  • 残業の原因は業務量ですか？進め方ですか？

といった質問を考えてもらうことができます。

私が意識している入力方法

最初の頃は、

部下の面談準備をしたい

程度しか入力していませんでした。

しかし、この方法では回答がかなり抽象的でした。

そこで現在は、

  • 業種
  • 管理職かどうか
  • 部下の特徴
  • 面談の目的

を入れるようにしています。

例えば、

部下A

・責任感が強い
・報連相が少ない
・残業が多い

製造業の管理職です。

評価面談の準備です。

のように入力しています。

少し情報を増やすだけで、かなり実用的な回答になります。

ChatGPTは質問の質によって回答の質も大きく変わるので、この点は意識しています。

実際に変わったこと

面談準備の時間が短くなった

以前は、

  • 過去のメモを確認
  • 聞くことを考える
  • 話す順番を整理する

という作業に15〜20分程度かかっていました。

現在はChatGPTを使うことで5分程度で準備できています。

もちろん内容の確認は必要ですが、ゼロから考える時間が大幅に減りました。

面談の質が上がった

個人的には、こちらの効果の方が大きいと感じています。

以前は雑談で終わってしまうこともありました。

しかし事前に確認ポイントを整理しておくことで、

  • 課題の深掘り
  • 成長支援
  • 今後の行動確認

まで話ができるようになりました。

ただ話をするだけではなく、

「次につながる面談」

になったと感じています。

抜け漏れが減った

管理職になると担当する人数も増えます。

すると、

  • 前回の面談内容
  • 課題
  • 成長状況

を完全に覚えておくのは難しくなります。

ChatGPTを活用すると、確認すべきポイントを整理できるため聞き忘れが減りました。

面談後の振り返りにも使える

私が最近活用しているのが、面談後の整理です。

例えば、

部下と以下の内容を話しました。

・残業が多い理由は○○
・相談しにくい理由は○○
・今後は週1回報告することになった

次回面談までに確認すべき内容を整理してください。

のように入力します。

すると、

  • 次回確認事項
  • フォローすべき内容
  • 継続観察ポイント

などを整理してくれます。

管理職は複数の部下を担当することが多いため、記録整理の補助としても役立っています。

ChatGPTを使う時の注意点

ChatGPTの回答を鵜呑みにしない

当然ですが、部下本人を知っているのは管理職です。

ChatGPTは一般論を提案してくれますが、

  • 実際の性格
  • 業務内容
  • チーム状況

までは理解していません。

あくまで参考意見として活用しましょう。

個人情報は入力しない

実名や社員番号などの個人情報は入力しないようにしています。

私の場合は、

  • 部下A
  • 部下B

のように置き換えて使っています。

会社のルールも確認しておくことをおすすめします。

面談の代わりにはならない

ChatGPTは面談の準備を助けてくれます。

しかし、

  • 信頼関係を作る
  • 本音を引き出す
  • 成長を支援する

のは管理職の役目です。

主役はあくまで管理職と部下です。

評価面談にも応用できる

この方法は1on1だけではありません。

  • 評価面談
  • フォロー面談
  • キャリア面談

にも応用できます。

ただし評価そのものをChatGPTに任せることはおすすめしません。

評価内容は管理職自身が考え、その内容を整理したり文章化したりする部分だけ活用するのが良いと思います。

※評価コメントへの活用については、こちらの記事で詳しく紹介しています。

▶ChatGPTで部下の評価コメントを書いたら警告が出た｜管理職が考える安全な使い方

私は面談準備だけでなく、

にもChatGPTを活用しています。

管理職業務の時短に興味がある方は、こちらの記事も参考にしてみてください。

まとめ

以前の私は、面談準備をほとんどせずに臨み、雑談で終わってしまったことがありました。

しかし振り返ると、それでは部下の成長につながりません。

そこで活用し始めたのがChatGPTです。

実際に使ってみると、

  • 面談準備が早くなる
  • 確認ポイントを整理できる
  • 面談の質が向上する
  • 抜け漏れが減る
  • 面談後の振り返りにも活用できる

といったメリットを感じています。

もちろん面談の主役は人間です。

ただ、忙しい管理職が限られた時間でより良い面談を行うためのサポート役として、ChatGPTは十分活用できると感じています。

面談準備に悩んでいる方は、一度試してみてはいかがでしょうか。

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