【実体験】ChatGPTで議事録作成を時短してみた｜管理職が実践する簡単な使い方

はじめに

会議が終わった後、

「議事録を書くのが面倒…」
「会議は1時間だったのに議事録作成にさらに30分かかる…」

そんな経験はないでしょうか。

私は製造業で管理職として働いていますが、以前は会議後の議事録作成に20〜30分ほどかかっていました。

しかし、ChatGPTを活用するようになってからは、議事録作成時間を5〜10分程度まで短縮できています。

ポイントは、会議前に目的と議題を整理しておくこと。そして会議中は内容をきれいにまとめようとせず、出た意見をひたすらメモすることです。

私はこの方法を使うことで、議事録作成の負担を減らせただけでなく、会議そのものにも集中しやすくなりました。

今回は、私が実際に行っているChatGPTを使った議事録作成の時短術を紹介します。

ChatGPT導入前の議事録作成

以前の私は会議中にメモを取り、会議後にその内容を整理して議事録を作成していました。

しかしこの方法には問題がありました。

• メモがバラバラ
• 発言者ごとに整理し直す必要がある
• 決定事項と検討事項が混ざる
• 会議内容を思い出しながら文章化する必要がある

結果として、1時間の会議に対して20〜30分程度の議事録作成時間が発生していました。

管理職になると会議の数も増えるため、この積み重ねは意外と大きな負担になります。

実際に使った方法

私が実践している方法はとてもシンプルです。

①会議前に目的と議題を整理する

まず会議前に以下をまとめておきます。

• 会議の目的
• 議題
• 確認したい内容
• 決定したい事項

例えば次のような形です。

会議目的

新設備導入スケジュールの確認

議題

• 設備搬入日
• 試運転日程
• 教育計画
• 課題事項

この時点で議事録の骨組みを作っておきます。

②会議中はひたすらメモする

会議中は文章をきれいに書こうとしません。

議題ごとに出た意見を箇条書きでメモしていきます。

例

• 搬入日は6月15日予定
• 業者都合で変更可能性あり
• 試運転は6月20日実施予定
• 教育資料は未完成
• 品質部との調整必要

とにかく情報を漏らさないことを優先します。

③ChatGPTに整理してもらう

会議終了後、以下のように依頼します。

その後にメモを貼り付けます。

すると数秒で読みやすい議事録のたたき台が完成します。

私はそこから内容を確認し、必要に応じて修正するだけです。

実際に変わったこと

議事録作成時間が短くなった

以前

• 会議後20〜30分

現在

• 会議後5〜10分程度

完全自動ではありませんが、かなり楽になりました。

会議内容の整理がしやすくなった

ChatGPTは

• 決定事項
• 課題
• 次回アクション

を分けて整理してくれます。

そのため、後から見返した時にも内容が分かりやすくなりました。

会議中の集中力が上がった

以前は

「後で議事録を書くために文章を整えてメモしなきゃ」

と考えていました。

今は

「とりあえずメモを取ればいい」

という状態になったため、会議内容そのものに集中しやすくなりました。

注意点

ChatGPT任せにしない

AIは便利ですが、会議に参加しているわけではありません。

発言の意図を誤解することもあります。

最終確認は必須です。

メモの質は重要

入力するメモが少なすぎると、当然ながら議事録の精度も下がります。

会議中はできるだけ具体的なメモを残しましょう。

機密情報の扱いに注意

会社によっては社外AIツールへの情報入力にルールがあります。

利用前に社内規定を確認することをおすすめします。

こんな人におすすめ

• 会議が多い管理職
• 議事録作成が苦手な人
• 残業を減らしたい人
• AIを仕事に活用したい人

特に管理職になると会議の数が増えるため、効果を実感しやすいと思います。

まとめ

私が実践している議事録時短術は、

1. 会議前に目的と議題を整理する
2. 会議中はひたすらメモする
3. ChatGPTで議事録形式に整理する

たったこれだけです。

ChatGPTを使うというより、「議事録の整理係として活用する」というイメージが近いかもしれません。

実際に使ってみると、議事録作成の負担はかなり軽くなりました。

忙しい会社員や管理職の方は、一度試してみる価値はあると思います。

私は今後も、製造業管理職として実際に使って効果があったAI活用法を紹介していきます。

ChatGPTを使った時短術として、出張報告書を作成した記事も公開しています。

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